La communication est essentielle, encore plus lorsque nous travaillons à distance. Elle permet de maintenir une bonne coordination entre les membres d’une même équipe. Mail, messagerie instantanée, outils collaboratifs, utilisez les outils de communication à votre disposition pour rester en lien avec vos collègues… et prendre de leurs nouvelles !
Organiser des temps d’échanges
En télétravail, difficile pour vos collègues de savoir quand vous êtes disponible ou, au contraire, avez besoin de vous concentrer. Et avec les différents outils de messagerie instantanée, il est très simple de vous solliciter à la moindre interrogation. Il est, en effet, important qu’ils puissent avoir accès à toutes les informations nécessaires pour effectuer leurs missions mais sans vous déranger trop fréquemment (ce qui pourrait grandement nuire à votre productivité).
Dans un premier temps, informez vos collègues de votre planning du jour ou prévenez-les lorsque vous êtes disponible grâce, par exemple, à un calendrier partagé.
Dans un second temps, l’idéal est de prévoir des moments courts dédiés à l’échange, soit en individuel soit en équipe. Vous pouvez par exemple commencer la journée par un point d’équipe d’environ 15 min pour le partager des informations importantes.
L’idée est que chacun puisse ainsi se concentrer sur ses tâches tout en faisant circuler les informations nécessaires.
Echanger régulièrement sur l’avancement des tâches de chacun
Chaque semaine, vous pouvez faire un bilan de ce qui a été accompli par l’équipe. Cela peut permettre de booster la motivation des membres mais aussi de planifier les actions à mener pour les semaines à venir. Chacun a ainsi conscience de ce que les autres membres ont réalisé de leur côté, et pourra identifier les tâches prioritaires pour atteindre les objectifs fixés. Sous la forme d’un email récapitulatif chaque fin de semaine ou d’un temps dédié à ce sujet en point d’équipe, testez et trouvez la méthode qui vous convient.
Communiquer de manière égalitaire entre les membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent
En télétravail ou en présentiel, le défi est de faire en sorte que chacun ait accès au même niveau d’information et soit inclus de manière équitable dans les prises de décisions. Que ce soit pour les interactions sociales ou pour les décisions importantes, veillez à ce qu’aucun collaborateur ne se retrouve à l’écart. Chaque moment d’échange en équipe, formel ou informel, doit être communiqué à chacun. Pensez à transmettre un lien de vidéo-conférence à chaque fois que cela est possible pour que tout le monde puisse y participer. Prenez également l’habitude de faire un compte rendu à envoyer aux éventuels absents pour que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde.
Proposer des moments d’échanges informels
Les collaborateurs à distance ont besoin d’interactions sociales, et ces dernières sont nécessaires pour le bon fonctionnement d’une équipe. Créez donc des moments d’échanges informels, comme, par exemple, des pauses café en visio, qui favorisent la convivialité, permettent de se détendre et renforcent les liens entre collègues.
Soyez solidaires et à l’écoute de vos collègues
Face la crise que nous traversons actuellement, nous ne sommes pas égaux. Que nous la vivions bien ou pas, nos humeurs peuvent être amenées à évoluer avec le temps. Pensez à prendre des nouvelles de vos collègues et restez à leur écoute. Si certains se sentent seuls ou avouent avoir du mal à s’organiser, essayez de les rassurer, de les comprendre et de leur proposer de l’aide.
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Rendez-vous bientôt pour le 4e et dernier conseil !
